寫手要離開了，網站後台還留著他的帳號、Google 雲端硬碟塞著沒整理的稿件、某個排程工具的密碼只有他知道——這是多數內容網站在合作結束那一刻的真實狀態。問題不在於人走了，而在於東西沒收乾淨：權限沒關、稿件沒盤、密碼沒換，幾個月後才發現某篇文章還掛在離職寫手名下、或是某個共用帳號根本登不進去。
寫手離職交接清單之所以重要，是因為內容團隊的資產特別零散。一個寫手手上可能同時握著 WordPress 後台角色、雲端文件、圖庫帳號、排程工具、甚至社群小編權限，這些東西分散在不同平台，沒有一張清單把它們列出來，交接當下一定會漏。這篇用一張可以照著打勾的清單，把帳號、稿件、密碼三大塊一次收乾淨，順便講清楚 WordPress 後台那幾個容易踩的雷——例如直接刪掉寫手帳號，他寫過的文章會一起出事。
寫手離職交接清單該包含哪幾大塊
寫手離職交接清單的核心是三類資產：帳號權限、稿件檔案、密碼與登入憑證。三者各自有不同的處理邏輯，混在一起做很容易顧此失彼，建議拆開逐項清點。
帳號權限處理的是「誰還能進系統」，重點在降權與停用的順序；稿件檔案處理的是「東西在哪、屬於誰」，重點在盤點與著作權確認；密碼憑證處理的是「共用的鑰匙還安不安全」，重點在更換而非只是收回。
一份對內容網站實用的交接清單，至少要涵蓋以下範圍：
- WordPress 後台角色與作者歸屬：寫手的使用者角色、他名下已發布與未發布的文章
- 雲端與協作工具：Google 雲端硬碟、共用文件、Notion、Trello 等放稿與排程的地方
- 內容生產工具帳號：圖庫（如 Shutterstock、Canva）、文法校對、AI 寫作工具、關鍵字研究工具
- 共用密碼與登入憑證：用同一組帳密登入的工具、社群後台、信箱
- 稿件著作權與授權狀態：已交付稿件的權利歸屬、尾款與驗收狀態
- 未完成工作的銜接：手上沒寫完的稿、排程中的發文、答應客戶或編輯的事項
下面逐塊拆開來談怎麼收。
WordPress 後台的寫手帳號該怎麼處理才不會出事
先講結論：不要直接刪掉寫手的 WordPress 帳號，先降權、再決定刪除或保留，刪除時務必把文章「轉移作者」而不是「一併刪除」。
WordPress 預設有五種使用者角色，由高到低分別是管理員（Administrator）、編輯（Editor）、作者（Author）、寫手（Contributor）、訂閱者（Subscriber）。寫手這個角色本身權限不高，只能撰寫與編輯自己的草稿、不能發布、不能上傳媒體；但實務上很多網站為了讓寫手自己排圖、自己發稿，會把他升成作者甚至編輯。離職交接第一件事，就是確認這位寫手實際掛的是哪個角色，權限越高、要收的東西越多。
刪除寫手帳號前，文章作者一定要先轉移
WordPress 在刪除使用者時會跳出一個關鍵選項：把這個人的內容「刪除全部」或「指派給其他使用者」。如果手滑選了刪除全部，這位寫手寫過的每一篇文章、頁面都會跟著消失，包含已經有排名、有流量的舊文。這是內容網站最痛的一種誤刪，因為通常不會立刻發現，等到察覺某批文章不見、排名掉了，已經過了一段時間。
正確做法是刪除前先在後台把他的文章指派給留下來的某個帳號（通常是編輯或網站共用的署名帳號），確認轉移完成、文章列表的作者欄都換過去之後，再執行刪除。如果網站文章量大，也可以先用使用者管理外掛把文章批次改派作者，再刪人。
不急著刪的話，降權到訂閱者是更安全的過渡
很多時候沒必要在離職當天就把帳號刪掉。比較穩的過渡做法是把角色降到訂閱者，這樣他登入也幾乎做不了事，文章作者歸屬還留著、舊文不受影響，等確定不再合作、也盤點完所有內容之後再決定刪不刪。
不論降權或刪除，都要記得一件事：如果這位寫手的後台帳號開了應用程式密碼（Application Password）或接過 API，光改角色不會讓那組憑證失效，必須另外進到他的個人資料頁把應用程式密碼撤銷。這點下一段會再談。
稿件與檔案要盤點什麼，著作權怎麼確認
稿件交接要盤的不只是「已經發出去的文章」，還包括散在各處的草稿、素材、以及這些內容的著作權歸屬。發布出去的文章在後台看得到，反而是沒發的、寫一半的、存在私人雲端的那些最容易斷在離職寫手手上。
建議按「在哪裡」分層盤點：
- WordPress 後台：草稿、待審、排程中尚未發布的文章，逐一確認要不要接著用
- 雲端文件：Google 雲端硬碟、Notion、共用資料夾裡的稿件初稿、改稿紀錄、選題清單
- 本機或私人空間：寫手用自己電腦或私人帳號存的版本，這部分最難追，要在交接會議當面問清楚有沒有還沒上傳的
把分散的版本集中到團隊共用空間，是這一步的目標。離職寫手私人帳號裡的東西，公司事後幾乎要不回來，所以一定要在合作還沒結束、人還願意配合的時候完成轉移。
已交付稿件的著作權歸屬要白紙黑字確認
著作權是內容交接最容易被忽略、卻最可能在事後出問題的一塊。依台灣著作權法，出資聘請他人完成的著作，如果雙方沒有特別約定，原則上以實際創作的受聘人（也就是寫手）為著作人，享有著作人格權與著作財產權，出資的一方只取得「利用」該著作的權利。換句話說，沒有事先白紙黑字約定，網站方拿到的可能只是使用權，而不是完整的著作財產權。
合作結束時要確認的，是當初合約或委託信件裡對著作財產權歸屬寫了什麼。如果寫的是著作財產權歸網站方所有，交接時請寫手再次書面確認已交付稿件的權利移轉無虞；如果當初沒約定或約定不清，趁這次合作收尾把話講明白，避免日後文章被重製、改寫、轉授權時產生爭議。台灣智慧財產局有提供出資聘人完成著作的契約範本，分成著作財產權歸出資人、歸受聘人兩種版本，沒簽過約的團隊可以參考其架構補一份簡單的確認文件。
著作權之外，順手把尾款與驗收狀態一起結清：哪幾篇已驗收、哪幾篇還在改、款項付到哪。這些跟稿件權利綁在一起，一次處理完最乾淨。
共用密碼與登入憑證為什麼要「換」而不只是「收回」
關鍵觀念：寫手知道的共用密碼，不是請他不要再登入就好，而是要實際更換那組密碼。收回口頭承諾沒有任何技術效力，只要密碼沒變，他隨時還能登進去。
內容團隊特別容易踩的雷，是大量使用「共用帳號」——圖庫、Canva、排程工具、甚至某些 AI 寫作工具，為了省授權費，全團隊共用一組帳密。這類帳號在寫手離職時無法靠「停用他的個人帳號」解決，因為根本沒有他的個人帳號，他知道的就是那組大家共用的密碼。處理方式只有一個：把密碼改掉，再把新密碼透過安全管道發給還在團隊裡的人。
需要逐一檢查並更換的常見項目：
- 共用工具帳密：圖庫、設計工具、文法校對、AI 工具、關鍵字研究工具
- 社群與排程後台：如果寫手兼小編，臉書、IG、社群排程工具的權限要移除或改密碼
- 共用信箱：用來收稿、收通知的部門信箱
- WordPress 應用程式密碼與 API 金鑰：前面提過，這類憑證不會因為改角色而失效，要個別撤銷
個人帳號停用、共用帳號改密碼，兩條路要分清楚
處理憑證時先分類：這是「他專屬的個人帳號」還是「大家共用的帳號」。個人帳號（例如他自己的 WordPress 登入、他名下的工具授權席次）走停用或刪除的流程；共用帳號則一律走改密碼。兩者混為一談，很容易出現「以為停用了他的帳號，結果共用密碼根本沒動」的漏洞。
如果團隊長期用共用帳密，這次交接也是個檢討時機。共用帳密一旦有人離開就得全面更換、波及所有人，成本其實不低；改用支援多人席次與獨立權限的方案，下一次有人離開時只要移除他那一席就好，不必驚動全團隊。
交接會議與書面紀錄怎麼留，才能保護雙方
交接不能只靠口頭講，要有一份書面清單加上對方確認的紀錄。書面化的目的有二：一是讓接手的人照著清單就能上手，二是留下「確實交接過」的證據，萬一日後有東西斷掉或權利有爭議，雙方都有依據。
實務上有幾個做法值得照做。先把清單整理成一張可以逐項打勾的表格，不論用文件或試算表都行，交接會議上每講完一項就請接手者或主管確認打勾。會議結束後把這張表掃描或拍照存檔，同步寄給接手者與相關主管，留下時間戳記。涉及著作權與尾款的部分，最好有書面往來（email 即可），不要只在通訊軟體上口頭帶過。
要提醒的是，台灣《勞動基準法》並沒有直接規定離職交接的義務，但如果因為交接不完整導致公司權益受損，公司是可以依法律途徑求償的。對網站方來說，與其事後追究，不如在合作還順利、人還願意配合時，把這份清單一次走完。
把帳號、稿件、密碼一次收乾淨的執行順序
寫手離職交接的難點從來不是不知道要做什麼，而是東西太散、漏了不自知。把它收斂成一條動線：先盤稿件與確認著作權（趁人還在、私人空間裡的東西還拿得回來），再處理 WordPress 後台（先轉移文章作者、再降權或刪除），最後集中更換所有共用密碼、撤銷個人帳號與應用程式密碼，全程用一張打勾清單記錄並請對方確認。
順序之所以重要，是因為稿件一旦斷在離職者手上就很難補救，必須最優先；而密碼更換放最後，是因為要等所有需要用到舊帳號完成轉移的動作都做完，才不會把自己鎖在門外。照著帳號、稿件、密碼這三塊各自的邏輯走完一輪，合作就能乾淨收尾，網站也不會留下幾個月後才爆出來的隱患。