多人一起經營一個 WordPress 網站時，最怕的就是還沒校對好的稿子被直接推上線。WordPress 內建的「送審待審」機制，正是為了讓寫稿的人和負責把關的人分工：寫稿的人把文章標成「待審」，有發佈權限的人收到後再決定要不要刊出。這套流程不需要任何外掛就能跑，但很多新手第一次看到投稿者帳號裡只有「儲存草稿」和「送出供審閱」兩個按鈕、找不到「發佈」鈕時，往往一頭霧水。
這篇文章從零開始講清楚 WordPress 送審待審到底是什麼、誰會用到、在區塊編輯器裡一步步怎麼操作，以及審閱的人收到稿子之後該怎麼處理。看完你就能在自家網站建立一條「投稿者寫稿、編輯把關、管理員放行」的協作動線。
WordPress 送審待審到底是什麼
送審待審是 WordPress 內建的一種文章狀態流轉機制。寫稿的人把文章從「草稿」改成「待審閱」（Pending Review），代表這篇稿子已經寫完、等別人來檢查並決定是否發佈；有發佈權限的人則在後台的「待審」清單裡看到這些稿子，逐一審過後放行或退回。
「待審閱」是 WordPress 八種預設文章狀態之一。處於待審狀態的文章不會發佈、也不會出現在網站前台給訪客看到，只有後台具備權限的角色看得到。它最早在 WordPress 2.3 版加入，目的是補足一個缺口：在那之前，沒有發佈權限的投稿者只能把稿子存成「草稿」，沒辦法讓主管知道「我這篇已經寫完、可以發了」，於是未完成的半成品和已完稿的文章在後台長得一模一樣，主管根本分不出哪篇該看。
也就是說，「草稿」和「待審閱」這兩個狀態真正的差別，藏在使用者的意圖裡：
- 草稿：我還在寫，這篇還沒好，先別管它。
- 待審閱：我寫完了，請有權限的人幫我看過、決定要不要刊出。
為什麼投稿者只能送審、不能發佈
投稿者（Contributor）這個角色被設計成「能寫不能發」，所以後台不會出現「發佈」按鈕，只給「儲存草稿」和「送出供審閱」兩個選項。這不是帳號壞掉或權限設錯，而是 WordPress 角色權限的預設行為。
要理解這件事，得先看 WordPress 五種內建角色各自的權限差異。下表整理了和寫稿、送審、發佈最相關的幾項：
| 角色 | 寫自己的文章 | 發佈自己的文章 | 編輯/發佈他人文章 | 上傳媒體 | 典型用途 |
|---|---|---|---|---|---|
| 訂閱者（Subscriber） | 否 | 否 | 否 | 否 | 只能留言、看會員內容 |
| 投稿者（Contributor） | 是 | 否 | 否 | 否 | 外部寫手、實習生投稿 |
| 作者（Author） | 是 | 是 | 否 | 是 | 能自主發稿的固定作者 |
| 編輯（Editor） | 是 | 是 | 是 | 是 | 審稿、把關、管理全站內容 |
| 管理員（Administrator） | 是 | 是 | 是 | 是 | 網站最高權限、含設定與外掛 |
從表裡可以看出兩件事。第一，訂閱者根本不能寫文章，所以對訂閱者來說草稿和待審都沒有意義。第二，作者以上的角色都能發佈自己的文章，他們想刊就刊，不需要別人審，所以送審待審對他們來說也不是必要動作。
真正會用到送審待審的，就是投稿者。投稿者能寫、能編輯自己尚未發佈的文章，但沒有發佈權限，也不能上傳圖片等媒體檔案。對投稿者而言，草稿和待審是他唯二能用的狀態，一個代表「還在寫」，一個代表「可以發了」——這個區別對他來說是實打實的差別，而不是後台兩個長得很像的選項而已。
投稿者在區塊編輯器裡怎麼把文章送審
投稿者寫完稿後，點右上角的按鈕送出，文章就會進入待審清單，等審閱者處理。現行的區塊編輯器（Gutenberg）操作步驟如下：
- 用投稿者帳號登入後台，到「文章」點「新增文章」。
- 在編輯器裡寫完標題與內文。投稿者不能上傳圖片，需要配圖時得請有權限的人代為處理，或先用文字標註圖片位置。
- 寫的過程中，右上角會看到「儲存草稿」。隨時想存檔但還沒寫完，就點它，文章維持草稿狀態。
- 確認寫完、可以送審時，點右上角的藍色按鈕。對投稿者來說，這顆按鈕不是「發佈」，而是「送出供審閱」（Submit for Review）。
- 點下去後再確認一次，文章狀態就從草稿轉為待審閱，進入審閱者的待審佇列。
送出之後，文章不會出現在前台，但投稿者在自己的文章列表裡可以看到它標示為「待審」，而且這時候還能再進去編輯修改。要特別記住一個容易踩雷的地方：一旦審閱者把這篇文章正式發佈，投稿者就會被鎖住，不能再編輯這篇已發佈的文章了。所以送審前最好先確認內容到位，不要指望發佈後還能回頭改。
如果你用的是舊版的傳統編輯器（Classic Editor），邏輯一樣，只是介面長得不同：在右側「發佈」區塊裡會看到「狀態」欄位，把它改成「待審閱」並按「儲存為待審」即可。
審閱者收到待審文章後怎麼處理
編輯或管理員的工作，是在後台找出所有待審文章，逐一看過後決定放行或退回。處理動線很單純：
- 用編輯或管理員帳號登入後台，到「文章」（頁面的話則到「頁面」）。
- 在列表上方的狀態分頁列，點「待審」這個分頁，就會只列出狀態為待審閱的文章。
- 點進某篇文章檢視內容。審閱者有完整編輯權限，可以直接修改錯字、調整段落、補上投稿者沒辦法上傳的配圖。
- 確認沒問題後，點「發佈」，文章就從待審轉為已發佈，正式出現在前台。
- 如果覺得還不能刊，可以把狀態改回「草稿」退回，讓投稿者繼續修改。
這裡有個實務上常被忽略的細節。待審清單沒辦法依作者排序，當投稿者人數一多、稿子一多，審閱者要在一長串待審文章裡找出特定某人的稿子會有點吃力。小團隊還能靠標題辨認，稿量大的話就得靠後面講的協作習慣或外掛來補強。
退回草稿這個動作也值得說清楚。WordPress 沒有內建「拒絕並附上理由」的功能，把狀態改回草稿只是讓文章回到投稿者可編輯的狀態，至於為什麼退回、要改哪裡，得靠團隊自己用其他管道溝通，例如在文章裡留註解、或另外用通訊軟體交代。
文章送審後怎麼讓審閱者即時收到通知
WordPress 預設不會主動通知審閱者「有新稿子待審」，這是內建送審待審機制最大的缺口。審閱者得自己養成習慣定期去點「待審」分頁查看，否則投稿者送了審，稿子可能在佇列裡躺好幾天沒人理。
要補上這個缺口，常見的做法有兩種。
第一種是寫程式。在佈景主題的 functions.php 裡掛上 WordPress 的相關鉤子（hook），偵測到文章狀態轉為待審閱時，自動寄一封信給管理員或指定信箱。這個方式不用裝外掛、可完全客製收件人和信件內容，但需要會改 PHP，而且改主題檔有一定風險，建議透過子主題或專門放自訂程式的外掛來掛，不要直接動主題核心檔。
第二種是裝外掛。有不少專門做「待審通知」的外掛，能在文章進入待審狀態時自動發信，並讓你設定收件對象（例如只寄給站長、或寄給所有編輯）、針對哪些文章類型或分類觸發等。對不想碰程式碼的人來說，外掛是門檻最低的選擇，缺點是多裝一個外掛就多一份維護負擔。
不論哪種方式，都要注意 WordPress 的信件是透過伺服器的 PHP 寄信功能送出的，很容易被收件方判定成垃圾信或根本送不到。如果發現通知信常常收不到，通常得另外搭配 SMTP 寄信外掛，把網站的對外信件改走正規郵件伺服器，送達率才會穩定。
小團隊用送審待審協作的幾個實用習慣
把內建機制用順，關鍵不在功能多寡，而在團隊有沒有講好遊戲規則。內建的送審待審只提供「狀態」這一層工具，剩下的協作默契得自己補上。
先把角色分對。外部寫手、實習生、還在觀察期的新人，給投稿者就好，這樣他們的稿子一定得經過審才會上線，不會出意外。確定能獨立負責、信得過的固定作者，再升到作者讓他自主發稿。負責把關全站的人給編輯，管理員則只留給真正需要動設定和外掛的人，權限給越多風險越高。
再來是約定好狀態的語意。團隊內要講清楚：還在寫的存草稿，自己覺得寫完了才送待審。否則審閱者打開待審清單，看到的全是半成品，等於白跑一趟。送審前，投稿者最好自己先把基本的錯字、連結、段落結構檢查過一遍，把審閱者的時間留給內容判斷，而不是抓低級錯誤。
退稿和溝通也要有管道。因為 WordPress 退回草稿不會附理由，建議團隊固定用一個地方記錄修改意見，讓投稿者知道為什麼被退、要改哪裡。稿量一旦變大，內建的待審清單會開始不夠用——沒辦法依作者篩選、沒有審稿進度標記、沒有截稿日提醒——這時候再評估要不要導入專門做編輯流程的外掛，把自訂狀態、通知、權限細分一次補齊。
從投稿者按下「送出供審閱」，到編輯在待審清單裡放行，這條動線是 WordPress 多人協作的骨幹，不用花一毛錢、不用裝任何東西就能跑起來。先用內建機制把分工和狀態語意建立起來，等團隊規模或稿量真的撐不住了，再針對通知和進度管理去找外掛補強，會比一開始就堆一堆工具來得務實。今天就去後台建一個投稿者帳號，實際走一遍送審到放行的流程，你會更清楚自己的網站需要補哪一塊。